Revisión de cajas para guardar documentos: tipos, precios, ventajas y desventajas.

Las cajas para guardar documentos ayudan a resolver varios problemas a la vez. Le permiten ahorrar espacio en la habitación: las voluminosas pilas de papeles no ocuparán espacio en su escritorio ni en el armario.

Los documentos necesarios se pueden encontrar fácilmente en un área de almacenamiento especialmente designada y etiquetada. Esto ahorra tiempo y resuelve el problema de las hojas de papel dispersas caóticamente.

Solo queda elegir el tipo de caja necesaria para guardar documentos.

¿Por qué y para qué se necesitan?

Cajas para guardar documentos realizar varias funciones a la vez:

• organizar un sistema de archivo conveniente: podrá encontrar los documentos necesarios lo más rápido posible;
• ahorro de espacio: debido a su tamaño compacto, las cajas ocupan un espacio mínimo;
• protección de papeles contra daños mecánicos, polvo y luz solar;
• asistencia en el transporte de documentos de un lugar a otro, por ejemplo, al trasladar una oficina.

Ventajas y desventajas

Las cajas para guardar papeles tienen ventajas obvias y significativas:

1. Compacidad. Las cajas se pueden colocar en un estante en fila, apilarlas y algunas variedades se pueden ensamblar en una estructura ordenada.
2. Facilidad de uso. Las cajas de almacenamiento etiquetadas eliminan la necesidad de buscar caóticamente los documentos necesarios.

   Si lo desea, puede encargar una caja de tamaños individuales para adaptarse a las necesidades del local.

   Estos almacenes se pueden instalar horizontal o verticalmente; es conveniente sacar los papeles necesarios desde cualquier posición.

3. Durabilidad y confiabilidad. El diseño especial del almacenamiento de papel no permite que se deformen bajo el peso de otras cajas.

tipos

Las áreas de almacenamiento de documentos más comunes son las cajas de archivo y las cajas metálicas con cerradura.

cajas de archivo

Varios en diseño y forma.. La clásica caja de archivo está hecha de cartón encuadernado. Tiene huecos para las manos, lo que hace que este almacenamiento sea cómodo de llevar. Algunos tienen marcas especiales para un inventario de los papeles almacenados en su interior.

En la producción de cajas de archivo también se utiliza un revestimiento de plástico o vinilo que imita el cuero. Las variedades de estos productos pueden variar dependiendo del tipo de papeles almacenados en ellos. Existen tales cajas:

1. Vertical. Estas cajas autoensambladas están hechas de cartón corrugado con la adición de plástico o vinilo vinílico. Almacenan documentos de tamaño A4 en posición vertical. Este tipo de cajas de archivo se suelen denominar pequeñas. Están equipados con tapa abatible, bridas o velcro.
2. Horizontal. Una caja universal adecuada para casi cualquier oficina o archivo. En él puede colocar no solo papeles, sino también cualquier otra cosa, por ejemplo, material de oficina. Estas unidades de almacenamiento están equipadas con ranuras para asas y la tapa puede ser extraíble o con bisagras.
3. Tubo. Caja cilíndrica que se utiliza para colocar papeles importantes enrollados en un rollo.Los tubos se utilizan para transportar y almacenar bocetos o dibujos.

Contenedor de hierro

Este dispositivo es una especie de caja fuerte para documentos. Hace que sea conveniente guardar papeles importantes en la oficina y en casa.

Las bóvedas de hierro vienen en diferentes tamaños.: desde cajas en miniatura hasta armarios completos con varios estantes.

Pero todos están equipados con una cerradura especial que protege el contenido de la caja fuerte de miradas indiscretas.

Sistemas adicionales

Estos dispositivos difícilmente pueden llamarse cajas completas, pero también se utilizan a menudo como almacenamiento de documentos.

Stands organizadores

Una de las formas más fáciles y económicas de guardar documentos importantes en casa y en la oficina.. Los soportes organizadores son convenientes para llenar tanto estantes abiertos como gabinetes cerrados. Ventajas: abra parte del almacenamiento; podrá ver fácilmente la carpeta con los papeles que necesita. También puedes pegar una etiqueta en el organizador.

Bandejas de correspondencia

Este bonito accesorio para guardar correspondencia y documentos actuales encajará perfectamente en el interior de su casa u oficina. Se ve orgánico en un escritorio o en estantes abiertos.

Carpetas de archivos

Pueden acomodar documentos de diversos contenidos y formatos. Las carpetas de archivos brindan acceso rápido al contenido. Estas instalaciones de almacenamiento son muy convenientes para mantener una base de datos de clientes y crear archivos de tarjetas.

Hay dos tipos principales de carpetas de archivos:

1. Para presentación. Parecen muy representativos, hechos de cuero o plástico de alta calidad. Se utilizan en el proceso de presentación de productos o negociaciones comerciales.
2. registradores. De plástico o cartón muy grueso. Estas carpetas se utilizan para almacenar documentos directamente.

costo de productos

Los precios de almacenamiento de documentos varían dependiendo del tipo de producto:

• bandejas para correspondencia: 500-1500 rublos;
• carpetas de archivos: 50-200 rublos;
• soportes organizadores: 100-200 rublos, grabadoras, 300-500 - carpetas para presentaciones;
• cajas de archivo: 50-500 rublos;
• cajas fuertes de metal: 5.000-20.000 rublos.

Recomendaciones para la selección.

Antes de adquirir tal o cual dispositivo para guardar documentos importantes, conviene tener en cuenta varios puntos:

1. Materiales del producto. Cartón, metal, plástico o hierro: el tipo de almacenamiento es adecuado para el interior específico de la habitación.
2. Frecuencia de movimiento de documentos. Si es necesario sacar con frecuencia los papeles guardados en una caja o en un organizador, es mejor comprar un producto liviano. Un soporte organizador, una carpeta de archivos o una pequeña caja de archivo de plástico o cartón servirán. Las cajas de archivo grandes o las cajas fuertes de metal son adecuadas para almacenar archivos y otra documentación que no requiere una visualización frecuente.
3. Volumen de documentos almacenados. Para almacenar correspondencia actual y papeles que posteriormente serán destruidos, basta con adquirir una bandeja de varios niveles. El soporte organizador y la carpeta de archivos son convenientes para almacenar documentos, pero estos dispositivos solo pueden contener una cierta cantidad de ellos. Las cajas de archivo y las cajas de hierro con varios estantes son adecuadas para almacenar una gran cantidad de papeles.
4. Confidencialidad. Los valores que solo pueden ser vistos por su propietario o el director de la empresa se guardan mejor en una caja fuerte o en un estuche con cerradura.Para documentos de libre acceso son adecuados todos los demás tipos de almacenamiento.

¿Como puede ser usado?

La función principal de estos productos es la de organizar y transportar documentos. Pero pueden utilizarse para fines distintos a los previstos, para almacenar y mover los siguientes artículos:

• oficinas;
• revistas o libros leídos;
• juguetes infantiles;
• ropa de temporada.

Vídeo sobre el tema del artículo.

Cómo hacer un organizador para almacenar documentos con sus propias manos, instrucciones en video:

Conclusión

Las cajas para guardar documentos son un dispositivo conveniente para organizar papeles importantes en el hogar y la oficina. Hay muchos tipos de almacenamiento de este tipo, desde un soporte organizador hasta una enorme caja fuerte de hierro con cerradura. Al elegir una caja, debe centrarse en el volumen de papeles almacenados, el peso del producto y la duración del almacenamiento del contenido.